테마
민원 접수/처리
세대 또는 입주자의 시설 고장, 불편 사항 등 민원을 접수하고 작업을 지시·처리·완료 보고하는 프로세스입니다.
전체 흐름
사전 설정 (최초 1회)
1. 작업코드등록 → 자재/기기/시설물/기타 대분류 설정
2. 기기등록 → 전기·기계·조경 등 관리 기기 등록
3. 제품등록 → 자재 부품·규격·단가·적정재고량 등록
4. 거래처등록 → 자재 구매처 등록
5. 민원코드등록 → 민원 대분류/소분류 코드 설정일상 업무 (건당)
1. 민원 접수 → 동호수·접수내용·민원코드 입력
2. 작업 처리 → 작업내역 입력, 자재 출고 시 출고등록
3. 완료 보고 → 처리결과 저장
4. 해피콜 서비스 (선택) → 만족도 확인자재 관리 (수시)
1. 입고등록 → 거래처·부품·수량·단가 입력
2. 출고등록 → 사용부서·부품·수량 입력
3. 이월작업 → 월말 결산 전 처리사전 설정 (최초 1회)
처음 시스템을 사용할 때 한 번만 설정합니다. 이후에는 변경이 있을 때만 수정합니다.
작업코드등록
메뉴 경로: 민원 > 민원관리 > 작업코드등록 (JOBM1100)
민원 작업의 분류 체계를 설정합니다.
| 대분류 | 예시 소분류 |
|---|---|
| 자재 | 배관부품, 전기자재, 소모품 |
| 기기 | 엘리베이터, 보일러, 소방설비 |
| 시설물 | 공용복도, 주차장, 조경 |
| 기타 | 민원상담, 행정업무 |
작업코드 수정 불가
저장된 작업코드는 수정이 불가합니다. 코드명만 변경할 수 있으므로, 등록 전에 분류 체계를 신중하게 설계하세요.
기기등록
메뉴 경로: 민원 > 민원관리 > 기기등록 (JOBM1100)
단지 내 관리 대상 기기를 등록합니다.
- 전기설비: 수변전설비, 비상발전기, 소방전기
- 기계설비: 급수펌프, 오수펌프, 보일러
- 조경: 자동급수, 분수대
제품등록
메뉴 경로: 민원 > 민원관리 > 제품등록 (JOBM1100)
민원 처리에 사용하는 자재 부품을 등록합니다.
| 입력 항목 | 설명 |
|---|---|
| 품명 | 부품 이름 |
| 규격 | 크기·형번 등 |
| 단가 | 구매 단가 |
| 적정재고량 | 재고 부족 알림 기준 수량 |
거래처등록
메뉴 경로: 민원 > 민원관리 > 거래처등록 (JOBM1100)
자재 납품 업체 정보를 등록합니다. 입고 처리 시 사용됩니다.
민원코드등록
메뉴 경로: 민원 > 민원관리 > 민원코드등록 (JOBM1200)
민원 종류를 대분류/소분류로 구분하여 등록합니다.
| 대분류 예시 | 소분류 예시 |
|---|---|
| 전기 | 세대 내 누전, 공용 조명 불량 |
| 수도 | 누수, 수압 불량 |
| 난방/온수 | 난방 불량, 온수 미공급 |
| 주차 | 장애물, 불법 주차 |
| 소음 | 층간소음, 공사 소음 |
1단계: 민원 접수
메뉴 경로: 민원 > 민원관리 > 세대민원접수및작업 (JOBM1200)
절차
- 세대민원접수및작업 화면 진입
- 행추가 클릭
- 다음 항목을 입력:
| 항목 | 설명 |
|---|---|
| 접수부서 | 담당 부서 선택 |
| 접수자 | 접수 직원 선택 |
| 동/호수 | 민원 세대 선택 |
| 접수일시 | 자동 입력 (수정 가능) |
| 민원코드 | 대분류→소분류 순서로 선택 |
| 접수내용 | 민원 내용 상세 입력 |
- 저장 클릭
- 필요 시 민원접수증 출력 (입주자 교부용)
민원접수증 출력
접수 후 입주자에게 접수증을 제공하면 처리 상황 문의 시 접수번호로 조회할 수 있습니다.
2단계: 작업 처리
메뉴 경로: 민원 > 민원관리 > 세대민원접수및작업 (JOBM1200)
접수된 민원을 선택하여 작업 내역을 입력합니다.
절차
- 접수된 민원 선택
- 작업지시서 출력 (선택) → 담당 기사에게 교부
- 작업 완료 후 작업내역 탭 입력:
- 작업일시
- 담당자
- 작업내용 (수행한 조치 상세 기술)
- 사용 자재 (출고 연계)
- 자재를 사용한 경우 → 출고등록 연계 처리 (아래 참고)
- 저장
출고등록 (자재 사용 시)
메뉴 경로: 민원 > 민원관리 > 출고등록 (JOBM1300)
민원 처리 중 창고 자재를 사용한 경우 출고를 등록합니다.
- 출고등록 화면 진입
- 사용부서 선택
- 사용 부품 및 수량 입력
- 저장
출고 수량 초과 불가
현재 입고 수량을 초과하여 출고할 수 없습니다. 재고가 부족한 경우 먼저 입고등록을 처리하세요.
3단계: 완료 보고
메뉴 경로: 민원 > 민원관리 > 세대민원접수및작업 (JOBM1200)
작업 완료 후 처리 결과를 저장하고 민원을 종결합니다.
절차
- 해당 민원 선택
- 처리상태를 '완료'로 변경
- 처리 결과 내용 최종 확인
- 저장
- 세대민원처리대장 출력 (월별 보고용)
4단계: 해피콜 서비스 (선택)
민원 처리 후 세대 입주자에게 연락하여 처리 만족도를 확인합니다.
- 전화 또는 문자로 처리 결과 안내
- 불만족 시 재처리 접수
- 만족도 점수는 시스템에 기록 가능
자재 관리
입고등록
메뉴 경로: 민원 > 민원관리 > 입고등록 (JOBM1300)
자재를 구매하여 창고에 입고할 때 등록합니다.
- 거래처 선택
- 입고 부품·수량·단가 입력
- 저장 → 재고 자동 증가
이월작업
메뉴 경로: 민원 > 민원관리 > 이월작업 (JOBM1300)
월말 결산 전, 미완료 작업을 다음 달로 이월합니다.
이월작업 시점
이월작업은 월말 결산 전에 반드시 처리해야 합니다. 결산 후에는 이월 처리가 제한될 수 있습니다.
기기보수
메뉴 경로: 민원 > 민원관리 > 기기보수 (JOBM1300)
단지 내 기기의 보수 이력을 기록합니다.
| 입력 항목 | 설명 |
|---|---|
| 기기 | 보수 대상 기기 선택 |
| 보수일자 | 실제 보수한 날짜 |
| 고장원인 | 고장 내용 상세 기술 |
| 처리내용 | 수행한 보수 작업 내용 |
| 담당자 | 처리 기사 |
민원 현황 조회
메뉴 경로: 민원 > 민원조회 (JOBM1200)
주요 조회 기능
- 기간별 민원 목록: 접수일 기준 조회
- 처리 상태별 조회: 접수 중 / 처리 중 / 완료 / 보류
- 세대별 민원 이력: 특정 동·호수의 민원 내역 확인
- 담당자별 처리 현황: 직원별 처리 건수 파악
출력 서류
| 서류 | 용도 |
|---|---|
| 민원접수증 | 입주자 교부 |
| 작업지시서 | 담당 기사 교부 |
| 세대민원처리대장 | 월별 업무 보고 |
자주 발생하는 문제
민원코드가 목록에 없어요
원인: 민원코드가 등록되지 않았습니다. 해결: 민원코드등록(JOBM1200) 화면에서 해당 분류를 추가하세요. 대분류를 먼저 등록한 후 소분류를 추가해야 합니다.
출고 처리 시 재고 부족 오류가 나요
원인: 등록된 재고 수량보다 많은 양을 출고하려 하는 경우 해결: 입고등록(JOBM1300)에서 재고를 먼저 추가하거나, 출고 수량을 실제 재고 범위 내로 수정하세요.
작업코드를 잘못 등록했어요
원인: 작업코드는 저장 후 수정이 불가합니다. 해결: 코드명만 수정할 수 있습니다. 분류 구조 자체가 잘못된 경우 새 코드를 추가하고 기존 코드는 미사용 상태로 관리하세요.
이월작업을 깜빡하고 결산을 했어요
원인: 월말 결산 전 이월 처리를 하지 않은 경우 해결: 관리자에게 문의하여 결산 해제 후 이월 처리를 진행하세요. 다음 달부터는 결산 전 이월작업을 체크리스트에 포함하세요.
민원 처리 이력이 조회되지 않아요
원인: 조회 기간 또는 상태 필터 설정 오류 해결: 민원조회에서 기간을 넓게 설정하고 처리 상태를 '전체'로 변경하여 다시 조회하세요.